- Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut
dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat.
Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat
tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan,
nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website
perusahaan, logo perusahaan dll.
Tanggal surat berfungsi untuk
memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal
surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama
bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus
jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis
yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
British style
08th Desember
2011
Gaya
penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya
Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan
bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas
surat.
American
style
Gaya
penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul
tanggal diakhiri tanda
koma dan
tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
- Inside Addres (alamat yang
dituju)
Berisikan nama dan alamat yang
dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan
Inside Address selain nama dan
alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta
kodepos dan Negara yang dituju.
- Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi
sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di
sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata
yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam
penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British style
: Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear
Sir
Body of the
Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari
pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara
detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan
langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.
- Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat
berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf
kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya
berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam
penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss,
Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely
Yours.
- Signature and Writer’s
Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak
pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di
cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital,
tanpa diberi tanda kurung.
- Tujuan dari sebuah Business Letter
Business
Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi sebagai cara
berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan
penggunaan dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan
informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau
promosi (promotional). Business Letter harus diketik dan diprint-out pada
kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.
- Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik
Unsur terpenting dari menulis surat
yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu
ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia,
hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa
memahaminya.
New
Roman”,serif; text-align: justify;”>Unsur selanjutnya adalah yakinkan bahwa
tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan ringkas. Jangan buat tujuan
dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan orang menulis surat dengan unsur
yang tidak dibutuhkan secara ditail, seharusnya surat ditulis hanya denga point
yang akan disampaikan tanpa adanya basa-basi yang terlalu.
Unsur penting yang lainnya adalah
bersikap prefossional dalam penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna
sopan, halus, hindari ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi
yang relevan bahkan jika itu adalah surat keluhan.
Beberapa contoh dari business letter
atau surat bisnis bahasa inggris ini semoga dapat bernanfaat.
1. Contoh business letter (Block
Format)
|
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that
your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for
the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due
date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your
invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of
our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any
questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable
|
2. Contoh Business Letter (Modified
Block Format)
|
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that
your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for
the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due
date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your
invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are
one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have
any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob,Powers
Accounts Receivable
|
3. Contoh Business Letter
(Semi-block Format)
|
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that
your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for
the past three months.
In order to encourage our
customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented
a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us
within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going
well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we
appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me
at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable
|
